Realización de inventarios

Aunque a veces no se le da mucha importancia, la realización de un inventario en la empresa es fundamental para poder tener un buen control y valoración de la misma.

Un inventario no es otra cosa que el recuento físico de las existencias que tenemos en la misma y se hace totalmente necesario en las empresas que se dedican a la venta de mercaderías. De esta forma se tiene la “fotografía” del patrimonio pues además de realizarse para las existencias puestas a la venta se puede extender a los activos (dinero, mobiliario, derechos…etc) de la misma empresa. Podemos decir que a nivel contable amplio el inventario se compone del activo (qué tiene la empresa), pasivo (qué debe) y capital. Pero ahora mismo nos vamos a centrar en el inventario de mercancías por ser el utilizado en contabilidad para determinar el valor del género que tenemos todavía a la venta (estoc) o el que hayamos podido perder por deterioro, por ejemplo.

Normalmente en el mes de enero solemos ver tiendas con el cartel de “cerrado por inventario”, esto es porque como mínimo una vez al año se debe contar el género puesto a la venta en la misma; no obstante en empresas grandes este inventario se debe hacer mensual. En el caso de tener productos perecederos el control ha de ser mucho más exhaustivo.

En primer lugar hay que decir que existen varios métodos de valoración de inventarios y se pueden basar en costes históricos o en los agotamientos de estocs, por tanto tendremos:

  1. Coste medio ponderado: cálculo del precio unitario después de cada entrada, después de todas las entradas o sobre el total de todas las entradas y el estoc inicial. Este es el método más neutral de todos y a su vez el recomendado por la norma internacional de valoración NIC2.
  2. Método FIFO: primera en entrar primera en salir.
  3. Método LIFO: última en entrar primera en salir.
  4. Método HIFO: precio de entrada más alta.
  5. Método NIFO: próxima entrada primera salida. Se valoran al precio de reposición más cercano.

Una vez tomado como referencia un método de valoración tendríamos que proponernos realizar el inventario físico.

¿Cómo hemos de planificar un inventario de existencias?

  1. Época del año, semana del mes y día de la semana idóneos para no interferir en la actividad normal de la empresa. Por lógica no vamos a elegir el 24 de diciembre para realizar un inventario pero sí un lunes de la última semana del mes que sabremos que no vamos a tener tantos clientes. En cualquier caso hay empresas que no cierran por inventario sino que los realizan durante el horario de cierre. Esto ya, elección de la empresa.
  2. Medios humanos: podemos contratar una empresa para que nos realice los inventarios y de esa forma no sobrecargar a nuestro personal o por el contrario seleccionaremos dentro del personal de la empresa quienes harán los inventarios.
  3. Esquema procedimiento: debemos tener bien claro si vamos a organizar los inventarios por familia, sección, tipología de producto, estanterías…etc. De esta forma tendremos la seguridad de no dejarnos nada o (en ocasiones pasa) contar dos veces un determinado grupo de productos.
  4. Contabilización y análisis del resultado: Esta parte le toca al departamento contable y se trata de revisar si los resultados que da el inventario físico se corresponde con la entrada de mercancías registrada en la empresa. Podremos comprobar si existe una correspondencia entre el estoc físico y el contabilizado. También se verá si hay una lógica entre las compras-ventas+estoc. Si esto no fuera así se trataría que o bien falta género, se ha deteriorado, se ha perdido…etc.

¿Como deberíamos contabilizar la variación de estoc después de la realización de un inventario?

La cuenta contable para poder reflejar la variación de estoc (diferencia en inventario físico) puede ser cualquier de estas dependiendo del producto/s del que se trate:

610: variación de mercancías

611: variación de materias primas

612:variación de otros aprovisionamientos

710: variación de productos en curso

711: variación de existencias de productos semiterminados

712: variación de existencias de productos terminados

713: variación de subproductos, residuos y materiales recuperados

Así tenemos que durante el año iremos contabilizando las compras de esta manera:

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(600) Compras       a                      Proveedor (400)

1.000€                                              1.000€

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A la realización del estoc vamos a contabilizar la diferencia de esta manera:

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(300) Mercaderías actuales                a                   Mercaderías anteriores (300)

1.200€                                                                          1.000€

.                                                                    a                  200€ Variación mercaderías (610)

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Y para terminar podemos analizar si la diferencia del importe entrado a compras y el importe de las ventas (a precio de coste) coincide con lo que tenemos en estoc. No dará exacto, lo sabemos pero debería dar muy aproximado si queremos tener bien nuestra contabilidad y el control de estoc físico.

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