Cinco puntos básicos de un informe contable

Para los que somos contables o financieros, nos resulta más que evidente que un informe contable es útil y esencial en los negocios. Pero, aquellos que hacen la contabilidad simplemente por ser de obligado cumplimiento, no tienen claro para qué les puede servir realizarla, ni el informe que su asesoría le prepara cada cierto tiempo.

Un informe contable ha de servir para mostrar la imagen fiel de la empresa, es decir si esta presenta un beneficio evidente o por el contrario su actividad simplemente le permite pagar gastos sin aportar un beneficio extra a final de año. Además, también se debe realizar un análisis de cómo afecta la marcha de la empresa a la tesorería de la misma, en definitiva, qué dinero se tiene disponible en cada momento y el que nos queda después de los pagos.

¿Qué puede hacer la contabilidad por mi negocio? Pues si sabemos interpretar los resultados o nos los explican correctamente, podemos entender mucho mejor la marcha de nuestro negocio, saber exactamente cuáles son las fechas en las que más ganamos (no precisamente las de más facturación), y sobre todo podemos tener una “fotografía” en tiempo real de todo lo que conlleva la empresa.

Es muy recomendable realizar un cierre mensual de la contabilidad

Con esto ganamos fiabilidad y exactitud en cada informe. Los puntos que se deben analizar son los siguientes:

  1. Tesorería: es evidente que un negocio se abre con la finalidad de ganar dinero, por eso, lo primero que se debe analizar es cuánto dinero tenemos disponible, ya sea para poder utilizarlo de inmediato o bien para dejarlo en la cuenta corriente. Lo ideal es que cerremos cada mes sabiendo el dinero que teníamos en el cierre anterior y el que tenemos actualmente.
  2. Ventas: no por mucho facturar avanzamos más en nuestro negocio pero si sabemos calcular nuestros márgenes correctamente, una mayor facturación nos va a proporcionar más beneficio, seguro. Analiza siempre tu facturación y así podrás saber tus meses más fuertes y los que no.
  3. Control de pagos y cobros: una vez que haces la venta, la primera preocupación será cobrarla. Excepto si cobras al contado, siempre tendremos un saldo pendiente de cobro que se debe analizar, pues solo cuando esto se produce, hacemos un ingreso real en la tesorería.
  4. Variaciones de estoc: sabemos perfectamente que las empresas no cuentan su estoc físicamente cada mes, incluso hay muchas que no las cuentan cada año, cosa que es mucho peor. Lo que realmente es recomendable es disponer de un programa informático que nos haga esta tarea para saber un valor de variación mensual. No obstante, el recuento físico es necesario una vez al año como mínimo, así podremos saber si toda la gestión se ha realizado correctamente, detectar hurtos, extraviados o deterioros.
  5. Endeudamiento: esta terrible palabra de la que nadie quiere saber. Personalmente recomiendo contar con asesoramiento a la hora de pedir cualquier tipo de préstamo o póliza ya que en ella los bancos nos hablan en términos complejos y no siempre nos explican todo con exactitud. Por otra parte, hacer una buena negociación con nuestros clientes en cuanto a los cobros es vital para tener nuestras fianzas saneadas.
  6. Riesgo cartera clientes: en todos los sectores hay clientes que se retrasan en los pagos e incluso algunos a los que nos cuesta más de un año cobrarles. Por eso, tener un perfecto control de quien nos debe nos ayudará a estar tranquilos y saber cuándo y cómo reclamar. El asesor contable debería sacar un listado de las facturas pendientes de cobro para analizar si es preciso o no reclamar las deudas de algún otro modo.
  7. Gastos de personal: saber lo que supone de gasto nuestro personal y ver la evolución es muy importante así como también lo es, evaluar si el gasto de personal se corresponde con el de las ventas y beneficios.
  8. Beneficio o pérdida: sabes si tu negocio te da pérdida o un beneficio? Ojo, no es lo mismo tener dinero en el banco o ingresarlo, que tener un beneficio real en la empresa. Acude a tu asesor para que te explique la diferencia que puedas tener en tu caso concreto.
  9. Ratios contables: aunque este concepto es más técnico, contar con unos buenos ratios nos ayuda a tener la “fotografía” actual de la empresa, saber si tenemos niveles de endeudamiento, problemas con los cobros o si nuestra facturación ha bajado o subido en gran medida. Además, saber la tendencia de nuestros beneficios nos ayudará y mucho, a establecer presupuestos para el año posterior y previsiones de ventas y beneficio con más fiabilidad.

De estos puntos que hemos enumerado, hay cinco en concreto que, en Innova Gestors, analizamos cada mes y son: Estoc, tesorería, gastos de personal, ventas y beneficio.

Aquí os enseñamos la vista de un informe contable de los que realizamos cada mes

los datos son ficticios pero el concepto es lo importante. En él detallamos el estoc, tesorería y beneficio, además de indicar el gasto de personal y ventas. ¿Qué conseguimos con esto? Tener la foto actual de la empresa y cualquier variación que no sea acorde, como por ejemplo: más facturación y menor beneficio, debemos analizarla hasta llegar a los motivos que lo han generado. Lo ideal es analizar dichos importes en un período de 3 o 4 años para ver la evolución.

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